کنترل پروژه

کنترل پروژه

Blog Article

کنترل پروژه

به دلایل مختلفی در دنیای امروز شاهد این هستیم که بسیاری از پروژه های کلان به نتیجه نمی رسند. عوامل مختلفی ممکن است سبب بروز این مشکل بشوند که از مهم ترین آن ها می توان به بیش از اندازه خوش بین بودن، خطاهای دستی بروز کرده و عدم وجود داده کافی اشاره کرد. وقتی دم از سروایه پروژه های کلان میزنیم، باید این را بدانید که 98 درصد پروژه هایی که هزینه های زیاد می تراشند، با تاخیر رو به رو می شوند. در این صورت ممکن است جدول زمانی انجام پروژه حداقل 20 ماه به تاخیر بیفتد. اینجاست که باید با اصول کنترل پروژه آشنا بود تا جلوی این مشکلات گرفته شود.

کنترل پروژه چیست؟

از کنترل پروژه یا همان Project Control  پروسه ای به منظور گردآوری و تجزیه و تحلیل داده های پروژه با هدف هدایت هزینه ها و برنامه های درست می باشد. کنترل پروژه خود شامل امور مختلفی است که از مهم ترین آن ها می توان به شروع، برنامه ریزی، نظارت و کنترل و ... اشاره کرد. به بیان بهتر از کنترل پروژه می توان به عنوان فرایندی تکراری به منظور تعیین وضعیتی که پروژه داراست و همچنین مطرح کردن پیش بینی های احتمالی یاد کرد.

مهم ترین فعالیت های کنترل پروژه

کنترل پروژه خود ممکن است شامل فعالیت های زیر باشد:

• همسو سازی پروژه های مختلف با اهداف و چشم انداز های سازمان


• توسعه دادن ساختار شکست کار


• ایجاد همکاری در استراتژی های ابتدایی پروژه


• تهیه برنامه ای مربوط به مدیریت ریسک


• تعیین بودجه بندی و پیش بینی های مربوط به پروژه


• ارائه بازخورد و گزارش دهی


• و ...

همانطور که می دانید یک پروژه ممکن است با طیفی از پارامتر ها روبرو باشد. برای نمونه می توان به به کیفیت، محدوده و ... اشاره کرد. کنترل پروژه توانایی متمرکز شدن روی عوامل و زمان بندی های مختلف را داراست.  شاید اگر از بعد سلسله مراتبی به قضیه نگاه کنیم، بتوانیم کنترل پروژه را زیرمجموعه ای برای مدیریت پروژه تلقی کنیم. فردی که به عنوان کنترل کننده پروژه به ایفای نقش می پردازد،می تواند درباره پروژه ای خاص و یا کل پورتفولیو گزارش را به مدیر پروژه بدهد.

وجود کنترل کننده پروژه، به منظور مدیریت موفقیت آمیز آن یک ضرورت است. چرا که افرادی که از پروژه نفع می برند، نسبت به ریسک ها و مشکلات احتمالی آگاه می شوند. به همین دلیل درصورت لزوم، اجازه اعمال اصلاحات به آن ها داده می شود. فعالیت هایی که مربوط به کنترل پروژه هستند، باید در بازه چرخه عمر پروژه ; یعنی از مرحله آغاز تا مرحله بسته شدن انجام شوند. طوری که عوامل موثر بر هزینه ها و برنامه ها کنترل شوند.

نگاهی تخصصی به فرایند های کنترل پروژه

اگر از وبسایت پروژه یار بپرسید که نقاط قوت کنترل پروژه چیست؟ ما به رویکرد داده محور و توجه به جزئیات اشاره می کنیم. تنها خواسته یک مدیر پروژه، اطلاع از هزینه های تراشیده شده نیست. بلکه به دنبال کشف دلایل اصلی، ارقام مشخص و نحوه رفع هزینه های اضافی است. به طور کلی مهم ترین فرایند های کنترل پروژه را می توان شامل موارد زیر دانست :

برنامه ریزی پروژه

یکی از گام های مهمی که در آن باید کنترل کننده و مدیران پروژه با هم کار کنند، برنامه ریزی است. چه در تاسیس طرح های مربوط به پروژه، برنامه های مربوط به آن و البته برآورد هزینه ها، سبب ریزی سبب می شود که تمامی افراد در طول پروژه یک پایه و اساس مشخصی داشته باشند.

سه تا از مهمترین دوره های کنترل پروژه به شرح زیر است:

آموزش msp

آموزش primavera

آموزش لایحه تاخیرات

بودجه بندی

بودجه بندی دیگر فرایند ضروری در دنیای کنترل پروژه است که توجه به آن برای حساب کردن دقیق هزینه ها و بررسی دلیل فراتر رفتن آن ضرورت دارد. بودجه بندی سبب می شود که مدیران ارشد با بهره گیری از یک مدل شفاف، بتوانند درباره هزینه های مهم به درک مناسبی برسند. به بیان بهتر این بودجه بندی به عنوان یک معیار برای هزینه هایی که در طول پروژه پرداخت می شوند، عمل می کند.

مدیریت ریسک

به کمک کنترل پروژه می توان رویکردی دقیق برای مدیریت کردن ریسک های احتمالی تدوین کرد. به طوری که با کشف و پیشگیری از بروز ریسک های مختلف، امکان جلوگیری از اثرات منفی بر بودجه و برنامه فراهم می شود. همچنین بروز برخی از ریسک ها در ادامه خنثی می شود.

بررسی اهمیت کنترل پروژه

آمار های منتشر شده در سال 2018 نشان می دهند که 88 درصد افراد از کنترل پروژه به عنوان عاملی حیاتی برای موفقیت پروژه یاد می کنند. چنین گزارشی از سوی دیگر به تایید همبستگی بین کنترل پروژه و موفقیت می پردازد. افرادی که از کنترل پروژه به عنوان امری حیاتی یاد می کنند، در برآورده کردن اهداف پروژه، تا دوبرابر موفق تر هستند. اما از سوی دیگر افرادی که اهمیتی برای کنترل پروژه قابل نیستند، احتمالا تا سه برابر بیشتر از دیگران در کنترل پروژه شکست می خورند.

مزایای کنترل پروژه

مهم ترین نکات مثبتی که در وصف کنترل پروژه می توان ذکر کرد به شرح زیرند:

• کاهش هزینه های مربوط به پروژه از طریق توانایی تصمیم گیری به موقع به کمک شاخص KPI


• براورد پیش بینی دقیق از هزینه ها و تاریخ اتمام پروژه


• بهبود دید نسبت به سلامت مالی پروژه در تمام مراحل


• تدوین بهتر پیش بینی های مربوط به هزینه و تاریخ انجام پروژه


• بهبود رضایت شغلی افراد فعال در پروژه

به نظر می رسد کنترل پروژه تمامی مواردی که برای موفق شدن پروژه لازم است را داراست. آیا شما هم مزایای دیگری به ذهنتان می رسد؟ با ما درمیان بگذارید.

سخن پایانی

جلوگیری از بروز هزینه های اضافی و به شکست انجامیدن پروژه، درگرو آشنایی با اصول کنترل  پروژه است. دراین مطلب از صفر تا صد شما را با اصول مدیریت پروژه، فرایند های مربوط به آن و البته کاربرد های آن آشنا کردیم. رعایت این اصول به کاهش ریسک شکست پروژه و عدم انجام آن در بازه زمانی دلخواه و یا تراشیده شدن هزینه های اضافی کمک می کند. امیدوارم این با خواندن این مطلب از صفر تا صد با اصول مدیریت پروژه و از آن مهم ترین کنترل پروژه آشنا شده باشید. بابت مطالعه این مطلب تا پایان، از شما عزیزان ممنونیم.